Checkliste: So organisieren Sie eine erfolgreiche Messe

Eine Messe auf die Beine zu stellen, ist keine kleine Sache. Sie müssen die richtige Location wählen, die Besucherregistrierung managen und darüber hinaus auch noch Marketing betreiben und für Sicherheit sorgen. Doch mit einer guten Vorbereitung und einem klaren Verständnis der Risiken können Sie eine gut organisierte und erfolgreiche Veranstaltung schaffen. Diese Checkliste nimmt Sie an die Hand und bespricht die wichtigsten Schritte.

1. Schaffen Sie ein solides Fundament: Location, Datum und Budget

Fangen Sie mit den Grundlagen an. Wählen Sie eine Location, die sowohl für Besucherinnen und Besucher als auch Lieferanten gut zugänglich ist und die über ausreichend Einrichtungen auf der Ausstellungsfläche und drumherum verfügt. Achten Sie beim Festlegen des Datums darauf, ob es irgendwelche konkurrierenden Veranstaltungen gibt oder ob dann gerade Ferien sind. Stellen Sie ein realistisches Budget auf – inklusive Puffer für unerwartete Ausgaben.

Sobald Datum und Location feststehen, können Sie mit den Lieferanten, dem Standverkauf und der genauen Planung weitermachen. Mit einem guten Fundament verhindern Sie direkt von Beginn an Probleme und gestalten den gesamten Vorbereitungsprozess deutlich angenehmer.

2. Ein smarter Aufstellplan und Unterstützung für die Aussteller

Ein logischer Aufstellplan ist die halbe Miete. Dazu gehören Besucherströme, Sichtachsen und Räume, die Interaktion anregen – beispielsweise Vorführungsbereiche oder Workshops. Bereiten Sie zudem einen detaillierten Ausstellerleitfaden mit praktischen Informationen zum Setup, der Stromversorgung, Fristen und Verhaltensregeln vor.

Klare Kommunikation und Unterstützung vermeiden Chaos in letzter Minute am Veranstaltungstag.

3. Besucherinnen und Besucher anlocken: Setzen Sie auf smartes Marketing

Egal, wie überzeugend Ihr Messeinhalt ist – nur mit Besucherinnen und Besuchern wird das Ganze zum Erfolg. Nur mit einem gezielten und smarten Marketingansatz können Sie Besucherinnen und Besucher anlocken. Werben Sie früh genug im Voraus:

• Sorgen Sie in Ihrem Netzwerk mit E-Mail-Kampagnen für Aufmerksamkeit
• Teilen Sie Updates und Behind-the-Scenes-Content auf LinkedIn und Instagram, um Interesse zu wecken
• Bieten Sie Ausstellern Werbematerial an, damit sie ihr eigenes Publikum mobilisieren können
• Eine Pressemitteilung in Branchenmedien oder lokalen Medienhäusern kann ebenfalls wertvoll sein

Denken Sie auch an die Onlineregistrierung – je früher sich die Leute anmelden, desto besser können Sie selbst bezüglich Kapazität, Kommunikation und Logistik planen.

4. Alles steht und fällt mit der Logistik

Vom Aufbau bis zum Abbau – ohne gut geplante Logistik geht gar nichts. Halten Sie jede Vereinbarung mit klaren Zeitplänen und Produktionsplänen fest: Wer kommt wann an, was kommt wohin und was muss angeschlossen oder geliefert werden? Vom Be- und Entladen, technischen Installationen bis hin zur Sicherheit und Reinigung.

Treffen Sie klare Absprachen mit allen Beteiligten: Lieferanten, Standbauern, Ihrem eigenen Team, Catering und Sicherheitspersonal. Desto besser die Leute informiert sind, desto glatter geht Ihre Veranstaltung über die Bühne.

5. Konzentrieren Sie sich auf das Besuchererlebnis

Was haben Ihre Besucherinnen und Besuchern von der Messe? Bieten Sie mehr als Stände und Broschüren. Schaffen Sie interaktive Momente Live-Vorstellungen, Mini-Workshops oder schnelle Networking-Sessions zwischendurch. Schenken Sie auch dem Komfort Aufmerksamkeit – klare Beschilderung, ausreichend Sitzgelegenheiten und vor allem guten Kaffee.

Eine positive Erfahrung macht nicht nur die Besucherinnen und Besucher glücklich, sondern erhöht auch die Chance, dass sie beim nächsten Mal auch wieder dabei sind und Ihre Veranstaltung weiterempfehlen.

6. Erfolg messen und dranbleiben

Ihre Messe endet nicht schon, wenn der letzte Gast die Halle verlässt. Evaluieren Sie Ihre Veranstaltung mit Ihrem Team und fragen Sie aktiv nach Feedback von Ausstellern und Besucherinnen und Besuchern. Analysieren Sie die Besucherzahlen, schauen Sie, wie lange die Leute geblieben sind und welche Stände das meiste Interesse geweckt haben.

Helfen Sie Ausstellern, an Leads dranzubleiben, indem Sie ihnen Tipps oder eine Vorlage dafür schicken. Teilen Sie nach der Messe auch eine Zusammenfassung in den sozialen Medien – nutzen Sie Fotos, Videos, Zitate von Besucherinnen und Besuchern oder ein Aftermovie. Das ist ein großartiger Teaser für die nächste Ausgabe.

7. Versichern Sie Ihre Veranstaltung

Bei so einer Messe kann jede Menge schiefgehen: Schäden an einem Stand, ein verunfallter Besucher oder technische Pannen. Sie können nicht alle Risiken ausmerzen, aber Sie können sich dafür wappnen.

Wir bei No Risk bieten Ihnen eine Veranstaltungsversicherung, die speziell für Messen gemacht ist. Sie als Veranstalter sind dann vor Risiken wie Schäden, Haftpflicht und unerwarteten Kosten geschützt. Außerdem empfehlen wir Ihren Ausstellern unsere Ausstellerversicherung – damit sind ihre Stände und Ausrüstung geschützt.

Mit einer soliden Planung, klugen Entscheidungen und der richtigen Versicherung gibt es nichts, was einer erfolgreichen Messe im Wege stehen könnte. Sie haben Fragen zu bestimmten Risiken oder wollen eine Beratung zur richtigen Deckung? Kontaktieren Sie uns gerne – wir sind für Sie da.