Eine durchdachte Planung: die Grundlage für ein gut geschütztes Festival

Bei einem Festival denkt man vor allem an ausgiebiges Feiern auf der Tanzfläche, doch hinter den Kulissen muss einiges geregelt werden – gerade, wenn alles so sicher und reibungslos wie möglich ablaufen soll. Von großen Menschenmengen und unvorhersehbarem Wetter bis hin zu Schäden an Equipment oder Unfällen mit Gästen: als Veranstalter müssen Sie alles unter Kontrolle haben. Eine solide Vorbereitung ist die halbe Miete. Ein solides Schutzkonzept fängt lange, bevor die ersten Zeltstangen in den Boden gedrückt werden, an.

Was sind die größten Risiken bei Festivals?

Eine klare Risikobewertung hilft Ihnen, die größten Herausforderungen schon lange im Voraus auf dem Schirm zu haben. Auf diese Punkte sollten Sie achten:

• Extremwetter, wodurch die Location nicht mehr zugänglich ist
• Unfälle mit Gästen oder den Mitarbeitenden
• Schäden an gemietetem Equipment oder technischer Ausrüstung
• Schäden an der Location oder der Umgebung
• Unterbrechungen durch Nichterscheinen von Lieferanten

Diese Risiken können Sie nicht immer gänzlich ausmerzen, doch Sie können sie beherrschbar machen, indem Sie sie im Voraus bereits identifizieren und strategisch angehen.

Wie sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Gäste und Ihrer Mitarbeitenden?

Ein sicheres und gut organisiertes Festival braucht eine Struktur. Dazu gehören klare Laufwege, effektive Kommunikation mit den Gästen, strategisch platzierte Erste-Hilfe-Stellen und eine klare Zuweisung von Verantwortungen für Mitarbeitende und Lieferanten. Stellen Sie sicher, dass jeder Bescheid weiß, für was er oder sie zuständig ist – vom Sicherheitspersonal bis hin zum technischen Support.

Für größere Festivals ist ein Eventmanagementplan oft Pflicht. Dieser Plan beschreibt, wie Sie für Sicherheit sorgen, die Logistik planen, die Menschenmenge kontrollieren und effektiv kommunizieren. Auch gehören Erste-Hilfe-Stellen, Fluchtrouten und Kapazitätsgrenzen dazu. So stellen Sie nicht nur die Behörden und Sicherheitsdienste vor Ort zufrieden, sondern sorgen auch dafür, dass Ihr Team genau weiß, was in welchem Fall zu tun ist.

Was deckt eine ordentliche Festivalversicherungspolice ab?

Die Versicherung ist mindestens genauso wichtig wie die praktische Vorbereitung. Mit einer Veranstaltungsversicherungspolice entscheiden Sie selbst, was Sie abdecken möchten. Das sind die Optionen:

• Haftung: Falls sich jemand verletzt oder einen Schaden erleidet und Sie dafür haftbar gemacht werden
• Ausfall: Wenn die Veranstaltung aufgrund unvorhergesehener Umstände abgesagt werden muss
• Schlechtes Wetter: Beispielsweise Stürme oder Dauerregen, der die Location unsicher macht.
• Equipment: Deckt Schäden an gemieteter oder eigener Ausrüstung
• Unfälle: Bei Verletzungen von Mitarbeitenden oder freiwilligen

Bei No Risk können Sie sich Ihre eigene Police online in wenigen Schritten zusammenstellen Sie wählen Ihre Deckung, sehen sofort die Prämie und wissen genau, woran Sie sind – schnell, transparent ganz ohne Stress.

Und was, wenn etwas schiefgeht?

Egal, wie gut Sie alles durchplanen – es kann immer etwas schiefgehen. Ein plötzlicher Sturm, ein Stromausfall, ein Unfall mit einem Gast – in solchen Fällen müssen Sie blitzschnell reagieren können.

Besprechen Sie Notfallszenarien mit Ihrem Team im Voraus.. Wer ist in so einer Situation für was verantwortlich? Sind Notfallkontakte sofort erreichbar? Weiß jeder, wo sich die Fluchtwege befinden? Stellen Sie Ihren Notfallplan im Voraus auf die Probe, sodass das mehr als Theorie auf einem Blatt Papier ist.

In stressigen Momenten kann ein solider Plan Ihre Rettung sein. Und wenn doch etwas schiefgeht, haben Sie zumindest die Gewissheit, dass die Schäden gedeckt sind. Eine solide Veranstaltungsversicherungspolice gibt Ihnen die Unterstützung, die Sie brauchen – von Schadensersatzansprüchen bis hin zum Umgang mit Absagen. Sie können schnell agieren und haben ein Sicherheitsnetz, auf das Sie sich verlassen können.

Smarter Schutz = solide Organisation

Ein Festival ist ein großes Unterfangen, doch mit der passenden Vorbereitung, dem richtigen Versicherungsschutz und glasklarer Kommunikation haben Sie eine stabile Grundlage. So können Sie sich voll und ganz auf das Programm, die Erfahrung und Ihr Publikum konzentrieren. Und wenn es doch mal eng wird, wissen Sie genau, was zu tun ist.

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