Gut vorbereitet ins Getümmel: So planen Sie Ihre Veranstaltung und weisen Verantwortlichkeiten zu

Eine erfolgreiche Veranstaltung beginnt schon bei klaren Absprachen. Wer macht was? Was muss ich organisieren? Und wie sorge ich dafür, dass am Tag des Events selber alles reibungslos über die Bühne geht? In diesem Artikel führen wir Sie durch die Organisationsschritte für Ihr Event, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und das Risiko-Management.

1. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer macht was?

Die Planung einer Veranstaltung ist Teamarbeit. Gerade bei größeren Events muss jede Aufgabe einer konkreten Person zugewiesen sein. Beispielsweise Aufgaben wie Produktion, technisches Management, Sicherheit, Kommunikation, Bewirtung, Genehmigungen und mehr.

Stellen Sie sicher, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten in einem Eventplan festgehalten sind und dass jeder genau Bescheid weiß, was er oder sie zu tun hat. Weißen Sie nicht einfach wild Aufgaben zu, sondern bestimmen Sie, wer das letzte Wort hat, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen. So verhindern Sie Missverständnisse und Verzögerungen im Vorfeld der Veranstaltung und am Veranstaltungstag selber. Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten in Ihrem Veranstaltungsteam verhindert böse Überraschungen und doppelte Arbeit.

2. Treffen Sie klare Absprachen mit Lieferanten und Partnern

Kein Event organisiert sich einfach so von selbst. Sie brauchen Partner, Lieferanten und andere Partner – daher sind klare Erwartungen von Anfang an so wichtig. Wer liefert was? Was passiert, wenn jemand seinen Verpflichtungen nicht nachkommt? Und wer haftet für mögliche Schäden?

Stellen Sie sicher, dass es Verträge gibt und prüfen Sie die Geschäftsbedingungen der Lieferanten sorgfältig. Vereinbaren Sie auch, wer für die Versicherung verantwortlich ist (Sie, Ihre Kunde oder der Lieferant). Das ist besonders bei gemietetem Material wichtig (Soundsysteme, Zelte oder Bühnenbilder). Man wiegt sich selbst schnell in Sicherheit und verlässt sich darauf, dass der Lieferant eine Versicherung hat, aber das ist eher die Ausnahme als die Regel. Verschaffen Sie sich ein klares Bild darüber, was versichert werden muss und für welchen Wert. Regeln Sie das am besten im Voraus, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. No Risk berät Sie sehr gerne dazu.

3. Sicherheitsmaßnahmen: Risiken vermeiden

Sicherheit beginnt mit guter Vorbereitung. Stellen Sie sicher, dass Sie sich um erste Hilfe, Sicherheit, klare Fluchtwege und zugängliche Notausgänge gekümmert haben. Ein Sicherheitsplan beschreibt genau, was Sie im Ernstfall zu tun haben – von kleinen Vorfällen bis hin zu schweren Notfällen.

Für größere Events ist ein Sicherheitsplan Pflicht – sowohl für Ihre Genehmigung als auch zum Abschließen einer Haftpflichtversicherung. Daher ist es wichtig, im Voraus zu planen und alles fein säuberlich organisiert zu haben.

4. Checkliste: das müssen Sie organisieren

Nutzen Sie diese Checkliste, um bei der Eventvorbereitung alles im Blick zu haben:

• Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer ist für was zuständig?
• Lieferanten: Was sind die Absprachen, gibt es Verträge?
• Versicherung: Wer kümmert sich um was, welche Versicherungsleistungen braucht es?
• Sicherheit: Braucht es einen Sicherheitsplan und erfüllt dieser alle Anforderungen?
• Kommunikation: Wurde jeder informiert – von Ihrem Team bis hin zu den Lieferanten?

5. Veranstaltungsversicherung: organisieren Sie alles gut durch

Je besser Sie die Dinge im Voraus planen, desto weniger wahrscheinlich haben Sie es irgendwann später mit Problemen zu tun. Doch selbst mit einem erstklassigen Team und glasklaren Absprachen können die Dinge manchmal schiefgehen. Aus diesem Grund ist eine ordentliche Veranstaltungsversicherung sinnvoll.

Bei No Risk wählen Sie selbst die Leistungen, die Sie für Ihr Event brauchen: von Haftpflicht- bis hin zu Wetter- oder Veranstaltungstechnikversicherung. Die Versicherung können Sie schnell einfach und vollständig transparent abschließen. Sie können Ihre Prämie online berechnen, die Versicherungskomponenten wählen, die Sie wirklich brauchen und erhalten Ihre Police in der Regel innerhalb eines Tages.

Zusammen mit Ihnen schauen wir uns die Risiken an und sorgen dafür, dass Sie optimal versichert sind – so können Sie Ihre ganze Energie für ein erfolgreiches Event aufwenden.