Sie planen eine Veranstaltung? Mit diesen 10 Tipps geht alles reibungslos über die Bühne
Die Planung einer Veranstaltung hat es ganz schön in sich. Es gibt unzählige Dinge zu beachten – von der Zeitplanung und der Kommunikation bis hin zur Budgetierung, Genehmigungen und den Wetterbedingungen. Aber zum Glück müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Mit diesen 10 Tipps sind Sie bestens für eine reibungslose und erfolgreiche Veranstaltung ausgestattet.
1. Planen Sie gut im Voraus
A solid plan sets you up for success. Depending on the size of your event, start organising at least a few months ahead of time. Common mistakes include forgetting to apply for permits, poor communication with suppliers, and a lack of clear run sheets or detailed timelines. Create a clear timeline outlining all the key steps.
2. Treffen Sie klare Absprachen mit den Lieferanten
Miscommunication with suppliers can cause major headaches. Always confirm arrangements in writing and regularly check if everything is on track. Also important: if you’re renting materials – like tents or sound systems – discuss who’s responsible for insuring them: you or the rental company? In most cases, the organiser is liable, and damage won’t be covered by a standard liability policy. That’s why it’s smart to take out an event insurance policy including equipment cover.
3. Arbeiten Sie einen Krisenplan aus
Das Unerwartete kann man nicht verhindern, aber Sie können sich dafür wappnen. Ob schlechtes Wetter, technische Probleme oder Probleme mit der Zugänglichkeit – ein solider Krisenplan kann Ihr Fels in der Brandung sein. Legen Sie die Verantwortlichkeiten fest, führen Sie Protokoll und stellen Sie sicher, dass Sie schnellstmöglich agieren können, wenn etwas schiefläuft.
4. Verwalten Sie Ihr Budget gewissenhaft
Die Budgetierung ist mehr, als einfach nur Kosten in eine Liste zu schreiben. Planen Sie immer unerwartete Ausgaben ein, beispielsweise die Einstellung von zusätzlichem Personal oder die Miete von Notfallausrüstung bei schlechtem Wetter. Profi-Tipp: Legen Sie 10 % Ihres Gesamtbudgets als Reserve für böse Überraschungen zurück.
5. Bauen Sie ein starkes Team auf
Eine Veranstaltung zu organisieren, ist kein Einzelsport. Stellen Sie ein zuverlässiges und erfahrenes Team zusammen, in dem jeder seine Aufgaben genau kennt. Eine gute Koordination und klare Verantwortlichkeiten sind hierbei der Schlüssel. Prüfen Sie regelmäßig, ob alle auf dem neuesten Stand sind und verhindern Sie so Missverständnisse.
6. Sorgen Sie für die passende Versicherung
Mit einer Veranstaltungsversicherung schützen Sie sich vor Risiken wie Absagen, Haftpflicht, Schäden oder Extremwetter. Wenn Sie hochpreisiges Equipment mieten, ist es auch durchaus sinnvoll, einen Versicherungsschutz für Veranstaltungstechnik zu Ihrer Veranstaltungsversicherung hinzuzufügen. Ohne passende Versicherung können die finanziellen Folgen enorm sein. Sie wissen nicht so recht, welche Versicherungsleistung Sie brauchen? Gerne beraten wir Sie!
7. Schauen Sie sich den Veranstaltungsort vor dem Event genau an
Besuchen Sie den Veranstaltungsort früh genug, um alles im Detail durchzugehen. Stellen Sie sicher, dass alle Einrichtungen vorhanden sind und testen Sie die Technik, bevor die Veranstaltung beginnt. Prüfen Sie auch, ob der Veranstaltungsort alle Sicherheitsstandards erfüllt und ob die benötigten Genehmigungen vorhanden sind.
8. Machen Sie sich aufs Wetter gefasst
Bei Outdoor-Veranstaltungen müssen Sie auf jeden Fall einen Plan für Unterbrechungen durch schlechtes Wetter haben. Sie können eine Wetterkomponente zu Ihrer Veranstaltungsversicherung hinzufügen, damit Sie für die finanziellen Folgen durch schlechtes Wetter gewappnet sind. Sie sollten auch einen Back-up-Plan haben: beispielsweise Zelte, Überdachungen oder sogar eine Indoor-Location.
9. Klare Kommunikation
Klare Kommunikation mit Ihrem Team, Ihren Lieferanten und Ihren Gästen ist der Schlüssel zum Erfolg. Geben Sie ihnen detaillierte Scripts, Team-Briefings und einen klaren Kommunikationsplan an die Hand. Sorgen Sie dafür, dass die Gäste rechtzeitig über den Veranstaltungsort, den Zeitplan und Sicherheitsmaßnahmen informiert werden.
10. Evaluieren und verbessern
Nehmen Sie sich nach Ihrer Veranstaltung etwas Zeit, um noch einmal Revue passieren zu lassen, was gut gelaufen ist und wo es noch Luft nach oben gibt. So können Sie aus Fehlern lernen und bessere Veranstaltungen in Zukunft planen. Zusatztipp: Schreiben Sie einen kurzen Bericht mit Feedback von Ihrem Team und den Gästen, damit Sie noch mehr Perspektiven berücksichtigen und besser für die Zukunft planen können.
Eine gute Vorbereitung und eine solide Versicherung
Eine Veranstaltung zum organisieren, ist eine große Sache, doch mit der richtigen Vorbereitung bringen Sie alles reibungslos über die Bühne. Ob Sie eine Firmenveranstaltung oder ein großes Festival planen – auf die Planung kommt es an. Mit einer durchdachten Checkliste für Ihre Veranstaltung läuft alles nach Plan und Sie können Überraschungen vermeiden, damit Sie sich am Tag der Veranstaltung selbst keine Sorgen machen müssen. Und natürlich kommen Sie auch nicht um eine ordentliche Veranstaltungsversicherung herum – diese schützt Sie vor unerwarteten Kosten, sodass Sie sich sorgenfrei in die Planung einer unvergesslichen Veranstaltung stürzen können.
Möchten Sie mehr über die Versicherung Ihrer Veranstaltung erfahren? Dann kontaktieren Sie uns gerne!