Die ultimative Checkliste für eine rechtlich und fachlich wasserdichte Veranstaltung

Die Planung einer Veranstaltung erfordert mehr als eine gute Idee und einen wasserdichten Zeitplan. Auch rechtliche und organisatorische Anforderungen müssen beachtet werden – von Genehmigungen und Verträgen bis hin zu Datenschutzgesetzen und der passenden Versicherung. In diesem Artikel finden Sie eine umfassende rechtliche Checkliste, mit der Sie Ihr Event smart und professionell planen können.

1. Genehmigungen und Vorschriften

Die Genehmigungen, die Sie benötigen, hängen von der Art der Veranstaltung, dem Ort und der erwarteten Besucherzahl ab. Das sind die wichtigsten Genehmigungen:

• Veranstaltungsgenehmigung der Gemeinde (diese braucht es oft für öffentliche oder große Events).
• Alkohol- und Catering-Lizenz, wenn alkoholische Getränke serviert werden.
• Ausnahmegenehmigung von Lärmschutzvorschriften, wenn die Musik eine bestimmte Lautstärke überschreitet.
• Brandschutzzertifikat, oft für Innenräume oder Zelte erforderlich.

Die Gemeinden können auch zusätzliche Anforderungen stellen, bevor sie eine Genehmigung erteilen, z. B. die Vorlage eines Sicherheitsplans, Verkehrsmaßnahmen oder Erste-Hilfe-Maßnahmen. Kontaktieren Sie die zuständigen Behörden stets frühzeitig, um zu erfahren, was erforderlich ist und um Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden.

2. Haftung und Versicherung

Unfälle passieren – jemand stolpert über ein Kabel, etwas wird beschädigt, oder ein Lieferant macht Sie für Schäden haftbar. Als Veranstalter wollen Sie natürlich nicht auf diesen Kosten sitzenbleiben.

Eine Veranstaltungsversicherung kann Sie mit einer der folgenden Deckungen schützen:

• Haftung: wenn Menschen oder Eigentum geschädigt werden.
• Absage: wenn Ihre Veranstaltung aufgrund unvorhergesehener Umstände nicht stattfinden kann.
• Equipment: Schäden an eigenem oder gemieteten Equipment oder Diebstahl.
• Unfälle: medizinische Kosten für Verletzungen Teilnehmender oder von Personal.

Ein wichtiger Hinweis: Die meisten Standard-Betriebshaftpflichtversicherungen bieten keinen Versicherungsschutz für Veranstaltungen. Eine maßgeschneiderte Veranstaltungsversicherung bietet diesen Schutz aber schon.

3. Verträge mit Lieferanten

Klare Verträge vermeiden Missverständnisse und finanzielle Risiken. Arbeiten Sie genau aus, wer für was verantwortlich ist – besonders, wenn Sie Equipment oder anderweitig Technologie mieten. Lieferantenbedingungen schreiben oft vor, dass der Mieter für Schäden haftet, auch wenn es um Fremdverschulden geht. Und eines ist klar: Der Wiederbeschaffungswert (den Sie im Falle eines Verlustes zahlen würden) ist in der Regel deutlich höher als der Mietpreis – oft um das Zehnfache höher.

Sie möchten Risiken vermeiden? Das können Sie auf zwei Arten mit einer Veranstaltungsversicherung tun:

• Haftpflichtversicherung: für Schäden, für die Sie haftbar gemacht werden.
• Equipment-Deckung: für Schäden, die niemand verschuldet hat (z. B. durch Feuer oder Sturm).

Sprechen Sie auch klar ab, wer für den Abschluss welcher Versicherung verantwortlich ist – das verhindert Lücken beim Versicherungsschutz und Streitigkeiten im Nachhinein.

4. Teilnehmerrechte und Datenschutz

Wenn Sie für Ihre Veranstaltung personenbezogene Daten erfassen (z. B. Registrierung), dann müssen Sie die DSGVO einhalten. Konkret heißt das:

• Einholung der Zustimmung zur Datenverarbeitung.
• Transparentes Vorgehen darüber, wie Sie personenbezogene Informationen verwenden.
• Daten schützen (sowohl in digitaler Form als auch auf Papier).

Andere Elemente wie Videoüberwachung, Marketing nach der Veranstaltung oder Gesichtserkennung können ebenfalls den Datenschutzbestimmungen unterliegen. Wenn Sie mit externen Anbietern zusammenarbeiten (z. B. für das Ticketing), sollten Sie die Verantwortlichkeiten zuvor klar festlegen.

5. Tools und Software

Es gibt verschiedene Tools, die Ihnen helfen, organisiert und rechtskonform vorzugehen.

• DSGVO-konforme Registrierungsplattformen (z. B. Eventbrite oder Momice).
• Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello für das Aufgabentracking.
• Checklisten oder Runbooks über Notion oder Google Drive.
• Versicherungstools, wie die Beantragungsseite von NoRisk, über die Sie den passenden Versicherungsschutz auswählen können und die Ihnen sofort den Preis anzeigt.

Professionell und vorbereitet

Eine gut organisierte Veranstaltung ist nicht nur kreativ und macht Spaß, sondern auch rechtlich wasserdicht. Wenn Sie sich im Voraus Gedanken zu Genehmigungen, Verantwortlichkeiten und Risiken machen, erleben Sie keine unerwünschten Überraschungen.

Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Event rechtlich konform ist? Bei No Risk können Sie einfach Ihre Veranstaltungsversicherung zusammenstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie haben noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.