Ein Business-Event organisieren – so machen Sie das professionell und sicher

Sie planen ein Business-Event? Dann wollen Sie natürlich alles tadellos bis ins kleinste Detail organisieren.
Ob Kundentag, Firmenfeier oder Konferenzen – Sie wollen Ihr Unternehmen von der besten Seite zeigen. Ihre Veranstaltung muss daher Professionalität ausstrahlen und reibungslos ablaufen.

Das bedeutet mehr als nur ein toller Veranstaltungsort und ein eng getaktetes Programm. Sicherheit, Haftung und Versicherung müssen ebenfalls stimmen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das smart angehen. Sie bekommen praktische Tipps, wir erklären typische Fallstricke und geben Ihnen eine praktische Checkliste für ein reibungsloses Event.

Was macht ein Business-Event so anders?

Ein Business-Event ist mehr als nur eine Party – hier haben Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen von der besten Seite zu zeigen. Ob Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden oder Partner – Ihr Event präsentiert Ihr Unternehmen.

Zu einer professionellen Organisation gehört mehr als nur ein solides Programm. Sie müssen im Voraus planen, Verantwortlichkeiten managen und überlegen, was schiefgehen könnte.

Die zentralen Schritte bei der Organisation eines professionellen Business-Events

Ein erfolgreiches Business-Event beginnt mit klaren Absprachen. Diese vier Elemente bilden die Grundlage.

1. Wählen Sie den richtigen Veranstaltungsort und zuverlässige Lieferanten

Der Veranstaltungsort ist der Rahmen Ihres Events. Entscheiden Sie sich für einen Veranstaltungsort, der zu Ihrem Ziel, dem Zielpublikum und der gewünschten Atmosphäre passt. Achten Sie auf Zugänglichkeit, Annehmlichkeiten, Vertragsbedingungen und Kosten.

Wenn Sie für die technische Unterstützung, das Catering oder den Aufbau mit externen Lieferanten zusammenarbeiten, sorgen Sie dafür, dass die Vereinbarungen glasklar sind: Wer liefert was, wann, und wer ist der Ansprechpartner an dem Tag?

2. Schaffen Sie ein Programm, das sowohl inhaltlich als auch logistisch funktioniert

Ein solides Business-Programm sollte zu Ihren Zielen und Ihrem Publikum passen. Finden Sie die richtige Mischung aus Inhalt, Interaktion und Format. Was sollen Ihre Gäste davon mitnehmen, was sollen sie erleben oder lernen?

Achten Sie darauf, dass Ihr Zeitplan realistisch ist und dass jeder weiß, was er oder sie zu tun hat. Haben Sie einen klaren Veranstaltungsplan, eine gute Koordination mit den Lieferanten und genügend Zeit für den Auf- und Abbau.

3. Kümmern Sie sich frühzeitig um Sicherheit und Versicherung

Bei Business-Events kann immer etwas schief gehen. Jemand stolpert über ein Kabel, Equipment wird beschädigt oder das Wetter schlägt um. Daher müssen Sie sich früh um Folgendes kümmern:

• Haftung: Sind Sie im Schadensfall oder bei einer Verletzung verantwortlich?
• Gemietetes oder gekauftes Equipment: Wer zahlt, wenn etwas kaputt geht?
• Versicherung: Was deckt Ihre herkömmliche Betriebshaftpflichtversicherung und was nicht?

Eine Veranstaltungsversicherung ist oft der einfachste Weg, da sicher zu sein. Selbst, wenn Sie bereits eine Betriebshaftpflichtversicherung haben.

4. Klare Kommunikation

Von den Einladungen bis zur Veranstaltung selbst – eine klare Kommunikation verhindert Verwirrung. Informieren Sie Ihre Gäste darüber, was sie erwartet, wo sie sich aufhalten werden und ob es besondere Dinge zu beachten gibt (z. B. Ernährungsbedürfnisse, Parkplätze oder Kleiderordnung). Denken Sie auch an Ihr eigenes Team: Wer ist für was zuständig?

Typische Fehler bei Business-Events

Selbst bei bestens organisierten Business-Events kann es heikle Momente geben. Diese Fehler sehen wir oft – und so können Sie sie vermeiden.

❌ Die Annahme, die Betriebshaftpflichtversicherung würde für alles aufkommen

Viele Unternehmen haben eine allgemeine Betriebshaftpflichtversicherung, doch normalerweise kommt diese nicht für Schäden oder Unfälle auf, die während eines Events auftreten. Das können Dinge wie Verletzungen von Gästen, Schäden an gemieteter Ausrüstung oder Stornierungskosten sein.

Aber vor diesen Risiken können Sie sich mit einer Veranstaltungsversicherung schützen, die eine spezielle Haftpflichtversicherung für die Dauer Ihres Events bietet.

❌ Unklare Absprachen über Verantwortlichkeiten

Für Business-Events braucht es fast immer externe Partner: ein Veranstaltungsort, Lieferanten, technische Teams und Catering. Doch wer ist für was verantwortlich und wer kümmert sich um die Versicherung?

Gerade bei gemietetem Equipment kommt es da oft zu Problemen. Lieferanten geben in der Regel nur den Mietwert an, doch als Veranstalter haften Sie für den Wiederbeschaffungswert, wenn etwas kaputt geht – und der ist oft bis zu 10 Mal höher. Wenn Sie sich darum nicht im Voraus kümmern, können die Kosten schnell in die Höhe schnellen.

Stellen Sie sicher, dass Sie klar festlegen, wer was liefert, wer was versichert und unter welchen Bedingungen. So gehen Sie bösen Überraschungen aus dem Weg – und mit einer Veranstaltungsversicherung (einschließlich Material- und Haftpflichtversicherung) bekommen Sie diese Risiken leicht in den Griff.

❌ Unterschätzung der Risiken

„Da wird schon nichts schief gehen“ ist keine Strategie. Gehen Sie im Voraus gedanklich genau durch, was passieren könnte und wie Sie damit umgehen würden.

No Risk kann Ihnen helfen, potenzielle Risiken zu erkennen und Ihnen den passenden Versicherungsschutz bieten.

❌ Zu später Start der Vorbereitungen

Gute Locations und zuverlässige Lieferanten werden oft weit im Voraus gebucht. Und Genehmigungen oder Lieferantenvereinbarungen sind das Letzte, was Sie auf Biegen und Brechen in letzter Sekunde klären wollen. Beginnen Sie frühzeitig. Das erspart Ihnen Stress und hilft, die Kosten ordentlich im Budget einzuplanen.

Wenn es dann heikel wird, müssen Sie nicht in Panik verfallen. Bei No Risk können Sie eine Veranstaltungsversicherung online abschließen – sogar in letzter Minute. In der Regel erhalten Sie Ihre Police innerhalb eines Tages. So sind Sie in in null Komma nichts versichert.

Sie planen ein Business-Event? No Risk hilft Ihnen, das professionell zu tun

Für ein Business-Event braucht es Vorbereitung, Aufmerksamkeit und Klarheit. Mit klaren Absprachen und der richtigen Versicherung erledigen Sie alles professionell und vermeiden Überraschungen im Nachhinein.

No Risk hilft Ihnen, Ihr Event richtig zu planen und die Risiken in den Griff zu bekommen. Sie können die Kosten Ihrer Veranstaltungsversicherung online innerhalb weniger Minuten berechnen und die Versicherung gleich abschließen.