So erstellen Sie einen effektiven Eventplan

Ein solider Veranstaltungsplan ist das Fundament eines erfolgreichen Events. So haben Sie alles unter Kontrolle, weisen Verantwortlichkeiten zu und vermeiden Stress in kritischen Momenten.

Stellen Sie sich das Ganze als praktischen Handlungsplan für Ihr Event vor. Das Programm zeigt, was abläuft, doch der Plan erklärt, wie das vor sich gehen wird – vom Aufbau bis zum Abbau. Wer tut was, wann und mit wem? Mit einem klaren Plan weiß jeder genau, was zu erwarten ist – selbst dann, wenn die Dinge aus dem Ruder geraten.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie man einen effektiven und hilfreichen Eventplan auf die Beine stellt, der einfach, gut strukturiert und einsatzbereit ist.

Schritt 1: Fangen Sie mit den Grundlagen an

Bevor wir uns ins Kleingedruckte stürzen, beginnen wir mit einem soliden Fundament. Ein guter Eventplan fängt mit einer klaren Übersicht der Ziele Ihres Events, des Zielpublikums und des gesamten Programms an. Das sind die Grundpfeiler für jede kommende Entscheidung – von der Logistik bis zur Kommunikation.

Beschreiben Sie kurz, warum Sie das Event organisieren und für wen. Geht es um Verbindungen, Werbung oder das Feiern selbst? Wenn das klar ist, können Sie den groben Verlauf Ihres Events skizzieren: Was steht wann in welcher Reihenfolge an?

Tipp: Nutzen Sie klare Überschriften für jeden Teil Ihres Events, z. B. Catering, Technischer Aufbau, Aufbau/Abbau und Marketing. Das mag offensichtlich klingen, doch so machen Sie es sich besonders einfach, alles organisiert zu halten und bei Bedarf zu aktualisieren.

Schritt 2: Weisen Sie Aufgaben und Rollen zu

Ein Eventplan funktioniert nur, wenn jeder genau weiß, was zu tun ist. Indem Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten glasklar definieren, vermeiden Sie Verwirrung und behalten Sie stets die Kontrolle.

Listen Sie für jeden Teil Ihres Events auf, wer für was verantwortlich ist. Zum Beispiel:

• Technisch: Beleuchtung, Ton und Equipment
• Catering: Essen, Getränke und Abfallmanagement
• Genehmigungen und Sicherheit: Kontakt mit lokalen Behörden, Erste Hilfe, Notfallpläne und Versicherung
• Kommunikation: Soziale Medien, Presse und Besucherinformationen

Geben Sie dazu Namen und Telefonnummern aller Beteiligten an. So wissen die Leute genau, wen Sie im Problemfall kontaktieren müssen. Das spart Zeit und reduziert Stress, wenn es hektisch zugeht.

Tipp: Pflegen Sie eine zentrale Übersicht mit allen Kontaktdaten und Zuständigkeiten. Diese können Sie dann einfach mit Ihrem Team und Ihren Lieferanten teilen. Diese können Sie dann auch zentral updaten, wenn sich was ändert.

Schritt 3: Erstellen Sie einen genauen Zeitplan

Ein wasserdichter Eventplan steht und fällt mit einem soliden Zeitplan. Indem Sie jede einzelne Phase Ihres Events durchgehen, behalten Sie die Kontrolle und stellen sicher, dass jeder weiß, was zu tun ist.

Unterteilen Sie Ihren Zeitplan in klare Phasen:

1. Vorbereitung – Meetings, Bestellungen, Programm und Koordination der Lieferanten
2. Aufbau – Vorbereitung des Veranstaltungsorts, technischer Aufbau, Catering und Dekoration
3. Die Veranstaltung – Startzeiten, Vorstellungen, Pausen und Ankündigungen
4. Abbau – Aufräumen, Rückgabe von Materialien und Evaluierung

Verwenden Sie ein Planungstool wie Excel, Google Sheets oder Trello, um den zeitlichen Ablauf zu visualisieren. Planen Sie etwas Flexibilität ein – es passiert immer etwas Unerwartetes. Und indem Sie festhalten, wer für was verantwortlich ist, stellen Sie sicher, dass keine Dinge durchrutschen.

Schritt 4: Planen Sie Notfallszenarien ein

Egal, wie gut Sie planen: Es kann immer etwas schiefgehen. Schlechtes Wetter, ein kranker Darsteller, ein Stromausfall oder ein verletzter Gast – jedes Event geht mit Risiken einher.

Wenn Sie sich bereits im Voraus Gedanken darüber machen, was schiefgehen kann, und wie Sie reagieren, behalten Sie die Kontrolle, wenn es drauf ankommt.

Ergänzen Sie Ihren Eventplan um einen kurzen Notfallplan. Listen Sie mögliche Vorfälle auf und skizzieren Sie, wer was genau in diesem Fall zu tun hat. Zum Beispiel:

• Medizinische Notfälle: Wer leistet Erste Hilfe und wer ruft den Notdienst?
• Technische Probleme oder schlechtes Wetter: Wie gehen Sie jetzt vor? Gibt es ein alternatives Programm oder einen Ausweichstandort?
• Schäden oder Vorfälle: Wer hält fest, was passiert ist und wer kontaktiert den Versicherer?

Denken Sie bei der Vorbereitung Ihres Notfallplans auch an Ihre Veranstaltungsversicherung. Sprechen Sie vorher ab, dass Sie im Falle eines Schadens oder Zwischenfalls immer No Risk kontaktieren. Wir stehen sofort zur Seite und stellen sicher, dass alles richtig abgewickelt wird. In der Regel wird das am nächsten Arbeitstag erledigt, doch in manchen Fällen sind wir rund um die Uhr erreichbar – sogar in der Nacht oder an Wochenenden.

Ein guter Eventplan verschafft Ihnen ruhige Nächte

Mit einem gut durchdachten Eventplan läuft alles reibungslos und Ihr ganzes Team wird entlastet.

Gründliche Vorbereitung und die richtige Veranstaltungsversicherung sind Ihr Garant für Kontrolle, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Sie möchten wissen, was die Versicherung Ihrer Veranstaltung kostet?