So erstellen Sie einen effektiven Notfallplan

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, soll natürlich alles glatt laufen. Doch irgendwas kann immer schiefgehen – ein Sturm zieht auf, der Strom fällt aus oder es gibt einen medizinischen Notfall. Aus diesem Grund braucht es einen soliden Notfallplan.

Das ist Ihr Krisen-Handbuch: Klare Leitplanken, die Ihnen vorgeben, wer was, wann und wie genau tut. Mit einem soliden Plan können Sie schnell handeln, Risiken minimieren und in kritischen Momenten Panik vermeiden.

Für viele Events ist ein Notfallplan nicht nur sehr praktisch, sondern auch Pflicht. Kommunen verlangen diesen oft im Rahmen des Genehmigungsverfahrens, gerade bei großen oder risikoreicheren Veranstaltungen. Auch ist das für Ihre Haftpflichtversicherung im Rahmen Ihrer Veranstaltungsversicherung wichtig: Es zeigt, dass Sie gut vorbereitet sind und die Sicherheit der Besuchenden, Mitarbeitenden und Lieferanten ernst nehmen.

Was gehört in den Plan?

Ein Notfallplan beschreibt genau, was zu tun ist, wenn die Dinge nicht wie geplant laufen – von kleinen Vorfällen bis hin zu schweren Notfällen. Das Ziel ist es, Risiken zu reduzieren und eine schnelle sowie koordinierte Reaktion zu gewährleisten, damit die Sicherheit gewahrt wird.

Das sind die Schlüsselkomponenten:

1. Szenarien und Risiken

Skizzieren Sie, was schiefgehen kann. Beachten Sie dabei folgende Situationen:

• medizinische Notfälle
• Feuer
• Stromausfall
• Extremwetter
• Evakuierungen oder Massenpanik
• Schäden an Equipment oder Eigentum

Beschreiben Sie für jedes Szenario die Maßnahmen, die zu ergreifen sind, und wer für die Durchführung verantwortlich ist.

2. Kommunikation

In einem Notfall zählt jede Sekunde. Sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, wer wie und über welchen Kanal zu kontaktieren ist. Und planen Sie auch ein, wie Sie wichtige Informationen an Besucherinnen und Besucher weitergeben. Beispielsweise über ein PA-System, Bildschirme, Push-Benachrichtigungen über die Event-App oder Social Media.

Ein klarer Kommunikationsplan verhindert Verwirrung, wenn die Situation gerade angespannt ist.

3. Wichtige Kontakte und Notrufnummern

Erstellen Sie eine Übersicht mit allen wichtigen Kontakten:

• Notdienste (112, Polizei, Feuerwehr, Erste Hilfe)
• Veranstaltungsorganisation und Sicherheit
• Kommunal- und Veranstaltungsortmanagement
• Versicherung (No Risk – rund um die Uhr bei schweren Vorfällen verfügbar)

Listen Sie Namen, Telefonnummern und den vereinbarten Treffpunkt für eine Evakuierung auf. Je weniger Informationen die Leute in heiklen Momenten zusammensuchen müssen, desto schneller können sie handeln.

So halten Sie es kurz und praktisch

Ein Notfallplan muss kein seitenlanger Wälzer sein. Je kürzer und klarer er ist, desto nützlicher wird er. Jeder muss ihn verstehen und im Notfall anwenden können.

Verwenden Sie beispielsweise feste Spalten oder eine einfache Tabellenstruktur. Beispielsweise:

Tipp: Gehen Sie den Plan mit Ihrem Team vor dem Event durch. Ein kurzes Briefing kann den einen wichtigen Unterschied in einer heiklen Situation machen.

Und denken Sie daran: ein Notfallplan ist ein lebendiges Dokument. Aktualisieren Sie ihn bei jeder neuen Ausgabe oder bei einem neuen Veranstaltungsort.

Wenn es drauf ankommt

Ein solider Notfallplan kann den Unterschied zwischen Panik und Kontrolle ausmachen. Bei großen Musikfestivals kann ein klarer Kommunikationsplan Tausende von Besucherinnen und Besuchern sicher vom Gelände führen. Bei einem Unternehmensevent kann eine schnelle und gut koordinierte Reaktion (beispielsweise das Umschalten auf die Notstromversorgung) das Programm am Laufen halten und Chaos verhindern.

Wenn Ihr Plan klar, durchdacht und realistisch ist, ernten Sie die Früchte Ihrer Arbeit in der Praxis: Die Leute wissen, was zu tun ist und sie handeln schneller und koordinierter.

Kein Stress dank No Risk

Ein Notfallplan hilft, sich für alles gewappnet zu machen, das während Ihrer Veranstaltung passieren kann. Doch ein wenig Restrisiko bleibt immer – von plötzlichem Extremwetter bis hin zu Equipmentschäden. Genau an der Stelle greift eine Veranstaltungsversicherung: Damit sind Sie geschützt und haben den passenden Versicherungsschutz und Unterstützung, wenn Sie sie brauchen.

No Risk kennt den Alltag von Veranstaltern sehr gut und hilft Ihnen, die Risiken in den Griff zu bekommen.

Berechnen Sie Ihre Prämie heute und nehmen Sie sich den Stress bei Ihrem nächsten Event.