Ein Sicherheitsplan für Ihre Veranstaltung – darauf sollten Sie achten

Bei der Planung einer Veranstaltung beginnen die meisten mit dem Programm, dem Veranstaltungsort und der Atmosphäre. Doch die Sicherheit Ihrer Gäste und Ihrer Crew ist mindestens genauso wichtig. Ein solider Sicherheitsplan ist die Grundlage jedes erfolgreichen Events – ob Festival, Clubnacht oder Business-Event.

So können Sie Risiken minimieren, Verantwortlichkeiten klären und schnell handeln, wenn die Dinge aus dem Ruder zu laufen drohen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die wichtigsten Elemente eines Sicherheitsplans für Veranstaltungen und sagen Ihnen, was Veranstalter oft vergessen.

Schlüsselelemente eines Sicherheitsplans für Ihre Veranstaltung

Ein Sicherheitsplan beschreibt, wie Sie die Sicherheit von Besuchenden, Mitarbeitenden und Performern wahren.
Er sollte klar, praktisch umsetzbar und auf die Veranstaltung zugeschnitten sein.

• Erste Hilfe und medizinische Unterstützung
  Stellen Sie sicher, dass es genug Ersthelferinnen und Ersthelfer vor Ort für die geplante Veranstaltungsgröße gibt. Geben Sie die Standorte der Erste-Hilfe-Stationen an, wie sie erreicht werden können und wer für die Koordination der medizinischen Unterstützung verantwortlich ist.
• Notfallplan und -Szenarien
  Fügen Sie einen kurzen Notfallplan hinzu, der erklärt, was bei Vorfällen wie Feuer, Stromausfall, Massenpanik oder Extremwetter zu tun ist. Legen Sie fest, wer bei einer Evakuierung verantwortlich ist, wo die Sammelpunkte sind und wie Besucherinnen und Besucher informiert werden.
• Crowd Control und öffentliche Sicherheit
  Für Veranstaltungen mit großem Publikum ist ein effektiver Crowd-Management-Plan unerlässlich. Dazu gehören unter anderem Ein- und Ausgänge, Maximalkapazität, Barrieren, Laufwege und Aufsicht. Eine Überschreitung der Maximalkapazität ist eines der größten Sicherheitsrisiken bei einer Veranstaltung.
• Kommunikation und Koordination
  In einem Notfall zählt jede Sekunde. Legen Sie fest, wie Ihr Team kommunizieren wird (über Funkgeräte, Telefone oder Messaging-Apps) und wer mit dem Sicherheitsdienst, dem Management des Veranstaltungsortes und den Notdiensten in Kontakt bleibt.
• Zuständigkeiten und Kontaktdetails
  Definieren Sie klar, wer insgesamt für die Sicherheit verantwortlich ist und wer welche Rolle einnimmt. Legen Sie auch eine Kontaktliste mit allen wichtigen Telefonnummern an: Veranstaltungsorganisation, Sicherheit, Notdienste, Management des Veranstaltungsortes und Versicherung.

Häufige Fehler

Selbst erfahrene Veranstalter übersehen in der Hektik der Vorbereitungen einer Veranstaltung manchmal wichtige Details. Das sind die häufigsten Fallstricke:

• Vage Zuständigkeiten – nicht jeder weiß, wer in einem Notfall für was verantwortlich ist.
• Kein Plan B – keine Optionen bei Stromausfall, Absagen oder Personalmangel.
• Veraltete Informationen – alte Telefonnummern oder falsche Kontaktangaben.
• Überkomplizierte Dokumente – niemand liest einen 40-seitigen Plan, wenn Not am Mann ist. Halten Sie es schön kurz und bündig.

Tipps für einen vollständigen und praktischen Plan

• Binden Sie die Kommunen und den Veranstaltungsort von Anfang an ein
  Die städtischen Behörden prüfen Ihren Sicherheitsplan oft im Rahmen des Genehmigungsverfahrens. Wenn Sie sie bereits von Tag eins an einbinden, vermeiden Sie Verzögerungen oder Ablehnungen.
• Arbeiten Sie eng mit Lieferanten, Notdiensten und Versicherern zusammen
  Treffen Sie klare Absprachen mit dem Sicherheitspersonal, technischen Personal, Catering-Personal, medizinischen Diensten und Ihrem Versicherungspartner. Sie wissen genau, was vor Ort zu beachten ist und wo die Risiken liegen.
• Testen Sie Ihren Plan in der Praxis
  Ein kurzes Briefing oder eine Übung mit Ihrem Team vor dem Event kann einen großen Unterschied machen. So weiß jeder, was im Notfall zu tun ist.
• Halten Sie Ihren Plan stets aktuell
  Ein Sicherheitsplan ist ein lebendiges Dokument. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob alle Angaben noch stimmen – Telefonnummern, Kontaktpersonen, Lieferanten und Sammelstellen können sich ändern. Indem Sie alles up to date halten, bleibt der Plan zuverlässig.

Das Wichtigste: Sicherheit schafft Vertrauen

Ein gut durchdachter Sicherheitsplan ist Grundlage für jedes Event. Ein gut vorbereitetes Team behält selbst unter Druck einen kühlen Kopf und sorgt dafür, dass kleine Vorfälle keine großen Probleme werden.

Doch nicht alles lässt sich vermeiden – Schäden, Unfälle oder Absagen stellen immer ein Risiko dar. Mit der passenden Veranstaltungsversicherung von No Risk können Sie sicher sein, dass Ihr Event nicht nur sicher, sondern auch gut versichert ist.