Laufzettel für Ihren Weihnachtsmarkt: praktische Checkliste und Tipps

Von Weihnachtsmärkten und Winterfestivals bis hin zu örtlichen Festlichkeiten in der Weihnachtszeit: Im Dezember haben viele Städte, Kommunen und Teams alle Hände voll zu tun. Oft mit schöner Beleuchtung, Ständen, Musik, Eisbahnen, Essen und vielleicht sogar dem Nikolaus – da sind kaum Grenzen gesetzt.

Je größer das Event, desto mehr Zahnräder gibt es: Lieferanten, Mitarbeiter, Sicherheit und Zeitpläne. Ohne klare Koordination kann das Ganze schnell aus den Fugen geraten. Ein guter Laufzettel hilft Ihnen, Herr über die Sache zu werden – jeder weiß, was wann zu tun ist.

In diesem Artikel erfahren Sie, was auf einen Laufzettel gehört, welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten und wie Ihre Pläne wasserdicht werden – selbst, wenn es nass wird.

Das gehört auf den Laufzettel für einen Weihnachtsmarkt

Ein Laufzettel ist kein Bericht oder eine Richtlinie, sondern ein praktisches Tool für die Veranstaltung. Das sollte mindestens draufstehen:

• 🕒 Zeitleiste mit Phasen

Teilen Sie Ihre Veranstaltung in klare Phasen auf: Vorbereitung, Aufbau, das Event selbst und der Abbau. Beschreiben Sie für jede Phase, was erledigt werden muss, wer daran beteiligt ist und welche Materialien wann gebraucht werden. So haben Sie alles wunderbar organisiert – selbst dann, wenn es zu Verspätungen und sonstigen Problemen kommt.

• 👥 Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Wer ist für den Strom zuständig? Wer brieft die Mitarbeiter? Wer verständig wen, wenn etwas schief läuft? Führen Sie jede Aufgabe mit Namen und Telefonnummer auf, sodass klar ist, wer wann zu kontaktieren ist.

• 📄 Genehmigungen und Sicherheit

Nehmen Sie alle Genehmigungen auf, die Sie erhalten haben, inklusive der Kontaktperson. Binden Sie auch Ihren Sicherheitsplan ein – inklusive Evakuierungsrouten, Erste-Hilfe-Stellen und Notfallnummern.

• 📦 Lieferanten und Einrichtungen

Von den Standbetreibern bis hin zum Lieferanten für die Eisbahn – listen Sie jede externe Partei in einer Übersicht auf. Schreiben Sie sich auch wichtige Daten wie die Aufbauzeiten, Lieferfenster und Vereinbarungen zu Abbau und Reinigung auf.

• 📢 Kommunikation und Kontakte

Nehmen Sie auch die Kommunikation mit auf: Wer informiert Besucherinnen und Besucher über Neuigkeiten, wer postet die Wetterwarnungen und wer steht in Kontakt mit der Lokalpresse?

Typische Fehler (und wie Sie Ihnen nicht passieren)

Ein guter Laufzettel ist übersichtlich, aktuell und praktisch. Dafür muss man aber das ein oder andere beachten. Das sind die häufigsten Fallstricke:

• Zu wenig Koordination im Vorfeld – einfach eine Aufgabe zuzuweisen, reicht nicht. Achten Sie darauf, dass wirklich jeder versteht, was erwartet wird.
• Keine Kontaktdaten angegeben – wer ist anzurufen, wenn der Strom ausfällt? Geben Sie immer Namen und die entsprechenden Telefonnummern an.
• Keine Notfallpläne – was passiert bei Glatteis, wenn eine Künstlerin absagt oder ein Zelt partout nicht ankommt?
• Zu lang oder zu vage – halten Sie es kurz, klar und einfach aktualisierbar. Keiner wird sich 30 Seiten mal eben vor Ort durchlesen.
• Den Laufzettel gar nicht oder gar nicht verteilen – achten Sie darauf, dass jeder weiß, wo er zu finden ist und arbeiten Sie am besten mit einer zentralen Version.

Tipps für einen wirklich effektiven Laufzettel

• Nach Tagen oder Zeitblöcken gliedern
  Gerade bei mehrtätigen Events hilft es enorm, die Tagesstruktur in Blöcken abzubilden – dazu gehören der Aufbau, Briefings, Schlüsseltermine und der Abbau.
• Farbkodierungen oder Symbole
  Beispielsweise, um Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Phasen oder Sicherheitselemente zu markieren. So finden die Leute schnell, wonach sie suchen.
• Bauen Sie eine Checkliste mit ein
  Für Punkte wie den Aufbau, Wetterchecks, die Ankunft von Lieferanten oder den Abbau. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Sie selbst in hektischen Zeiten nichts vergessen.
• Testen Sie Ihren Laufzettel im Voraus
  Gehen Sie den Zettel gemeinsam mit einem Kollegen am Vortag durch. So merken Sie sofort, wenn es Lücken gibt, wodurch Sie später keine Probleme bekommen.

Denken Sie an die Risiken, die Sie nicht einplanen können

Mit einem Laufzettel läuft Ihre Veranstaltung sicher glatt – doch so manch ein Risiko kann auch ein Laufzettel nicht aus dem Weg schaffen. Beispielsweise Stürme, technische Fehler oder ein Unfall auf der Eisbahn.

Genau da kann eine Veranstaltungsversicherung Abhilfe schaffen. Sie schützt Sie vor dem Unerwarteten, das Sie sonst finanziell und anderweitig mächtig in die Bredouille bringen könnte.

No Risk hilft Ihnen gerne, die Risiken Ihres Weihnachtsmarkts oder Winterevents im Blick zu haben. Sie können ganz einfach online Ihre Prämie berechnen und direkt eine Versicherung abschließen – ob eine kleine lokale Feierlichkeit oder ein großes mehrtätiges Event.