So planen Sie ein Event: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Anfänger

Sie planen Ihr erstes Event? Wie aufregend! Egal ob Clubnacht, Community-Messe oder Sportturnier – im Voraus muss man einige Entscheidungen treffen und eine Menge planen.

Viele Leute, die zum ersten Mal vor der Herausforderung stehen, stellen ähnliche Fragen: Wo fange ich an? Was muss ich alles im Voraus klären? Und wie stelle ich sicher, dass ich auch an wirklich alles gedacht habe?

Eine gute Nachricht vorweg: Mit einem klaren Schritt-für-Schritt-Plan wird die Planung einer Veranstaltung nicht nur gut machbar, sondern auch richtig spaßig. In diesem Leitfaden erklären wir jeden einzelnen Schritt und geben dabei praktische Tipps und Beispiele, die für alle möglichen Events relevant sind. Von einem Sporttag bis zu einem Firmenseminar – dieser Plan gibt Ihnen die Struktur und das Selbstvertrauen, das Sie brauchen.

Schritt 1: Legen Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung fest

Bevor Sie sich in die Planung stürzen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie die Veranstaltung organisieren. Ihr Ziel gibt Ihnen die Leitplanken vor – vom Veranstaltungsort und dem Programm bis hin zu Ihrer Kommunikationsstrategie.

Stellen Sie sich die Fragen:

• Was wollen Sie mit diesem Event erreichen?
• Wer ist Ihr Zielpublikum?
• Soll etwas dabei rausspringen – Einkommen, Awareness, neue Mitglieder?

Beispiele für Veranstaltungsziele:

• Eine Community-Veranstaltung, die Menschen zusammenbringt
• Eine Clubnacht für Ihr erstes profitables Event
• Ein Turnier zur Vernetzung lokaler Sportvereine
• Ein Projektauftakt zum Start einer neuen Initiative

Aktionspunkt: Formulieren Sie Ihr Ziel als einen klaren Satz – das wird eine Orientierungshilfe für alle kommenden Entscheidungen.

Schritt 2: Budget und Veranstaltungsort

Sobald klar ist, warum Sie die Veranstaltung planen, können Sie entscheiden, was Sie brauchen und schauen, wie viel das Ganze kosten wird. Stellen Sie ein Budget auf die Beine und lassen Sie stets Raum für Unerwartetes.

Typische Kostenkategorien:

• Veranstaltungsort mieten
• Technisches Setup (Beleuchtung, Ton, Bildschirme)
• Speisen und Getränke
• Speaker oder Künstlerinnen und Künstler
• Genehmigungen und Versicherung
• Werbematerialien

Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der zu Ihrem Ziel, Ihrem Publikum und Ihrem Budget passt. Prüfen Sie die Zugänglichkeit, die Annehmlichkeiten (wie Toiletten und Stromversorgung) und die Erreichbarkeit mit dem ÖPNV.

Tipps:

• Holen Sie mehrere Angebote ein (für den Veranstaltungsort, den technischen Service, das Catering usw.) und buchen Sie frühzeitig.
• Legen Sie Prioritäten fest: Was muss auf jeden Fall tadellos sein und wo kann man sparen?
• Lesen Sie Verträge sorgfältig: Was ist enthalten und was nicht?
• Planen Sie mindestens 10 % Ihres Budgets als Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben ein.
• Berechnen Sie die Versicherungsprämie für Ihre Veranstaltung im Voraus, damit Sie Ihr Budget lückenlos planen können.

Schritt 3: Sicherheit und Genehmigungen

Gerade diesen Schritt unterschätzen viele Anfänger. Jedes Event, ob groß, ob klein, bringt Verantwortung mit sich. Erkundigen Sie sich frühzeitig bei Ihrer Kommunalverwaltung, welche Regeln für Sie gelten.

Folgendes könnten Sie brauchen:

• Eine Genehmigung
• Eine Ausnahmegenehmigung für Lärm
• Erlaubnis zur Nutzung des öffentlichen Raums
• Maßnahmen zur Kontrolle des Verkehrs bzw. der Menschenmenge

Denken Sie auch an Ihre Veranstaltungsversicherung. Diese schützt Sie vor Risiken wie Sachschäden, Verletzungen, die Besucherinnen oder Besucher erleiden, oder Absagen aufgrund unvorhergesehener Umstände. So bleiben Sie nicht auf den Kosten sitzen.

Tipp: Fangen Sie früh genug damit an. Die Genehmigung kann mehrere Wochen dauern.

Schritt 4: Werbung und Kommunikation

Ohne Besuchende, keine Veranstaltung. Legen Sie fest, wen Sie erreichen möchten und welche Kanäle da am besten funktionieren. Kommunizieren Sie Ihre Botschaft klar: Was wird wo und wann veranstaltet und warum sollte man sich das nicht entgehen lassen?

Vorschlag für Werbemittel:

• Soziale Medien
• Flyer oder Poster
• Pressemitteilungen für lokale Medien
• E-Mails an bestehende Kontakte oder Mitglieder
• Eine eigene Landing Page oder ein Ticketingsystem

Tipp: Gestalten Sie die Registrierung/den Ticketkauf so niederschwellig wie möglich. Wenn das Ganze verwirrend ist oder zu viele Schritte braucht, werden die Leute schnell frustriert und brechen ab.

Schritt 5: Ausführung und Evaluierung

Der große Tag ist endlich da! Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, was wann passieren muss. Erstellen Sie einen klaren Veranstaltungsplan mit Zeitplänen, Verantwortlichkeiten und Telefonnummern. Bleiben Sie mit Ihren Lieferanten in Kontakt und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wen er im Fall der Fälle anrufen muss.

Nach dem Event wird es Zeit für etwas Selbstreflexion. Was ist gut gelaufen? Wo ist noch Luft nach oben? Bitten Sie Besucherinnen und Besucher, Freiwillige und Lieferanten um Feedback – so können Sie effektiv Feedback für das nächste Mal einholen.

Sie organisieren Ihr erstes Event? No Risk kann Ihnen unter die Arme greifen

Das erste Mal ein Event zu organisieren, ist aufregend, doch das müssen Sie nicht alleine tun. No Risk nimmt Sie an die Hand und hilft Ihnen, Ihre Risiken smart in den Griff zu bekommen.

Mit einer Veranstaltungsversicherung sind Sie vor Problemen wie Schäden, Absagen oder Unfällen geschützt. Sie können ganz einfach berechnen, wie viel die Versicherung Ihres Events kostet. Der Abschluss der Versicherung geht ebenso einfach von der Hand.