So planen Sie Veranstaltungen ganz ohne Überraschungen

Alle gelungenen Veranstaltungen fangen an der gleichen Stelle an: dem soliden Plan. Doch in der Praxis kommt es oft anders als erwartet. Deadlines werden nicht eingehalten, etwas stimmt nicht mit den Genehmigungen oder ein Lieferant klinkt sich in letzter Minute aus. Das ist mehr als ärgerlich – gerade deshalb, weil sich viele dieser Punkte vermeiden lassen. Dieser Leitfaden nimmt Sie an die Hand und zeigt Ihnen die wichtigsten Schritte zur Organisation eines reibungslosen Events, damit Sie nicht in letzter Minute eine böse Überraschung erleben und sich voll und ganz Ihren Erfolg konzentrieren können.

1. Alles von A bis Z aufs Papier: der Eventplan

Ein wasserdichter Eventplan ist Ihr Fundament. Er gibt Ihnen Struktur, Klarheit und nimmt Ihnen Sorgen. Planen Sie damit alles bis ins Detail durch: Aufbauzeiten, technische Anforderungen, Kontaktpunkte und auch die Aufräumphase danach.

Denken Sie auch an die Notfallpläne. Was passiert, wenn es regnet? Was passiert bei einem Stromausfall? Wenn Sie dafür gewappnet sind, sind Sie den Problemen immer einen Schritt voraus. Etwas Inspiration gefällig? Werfen Sie einen Blick auf einen Beispiel-Eventplan oder nutzen Sie eine Vorlage, um loszulegen.

Tipp: Der frühe Vogel fängt den Wurm. Je früher der Plan steht, desto besser bekommen Sie alles am Tage des Events über die Bühne.

2. Klären Sie das Wichtigste – sowohl rechtlich als auch praktisch

Jede Location und jede Veranstaltung spielt nach ihren eigenen Regeln. Möglicherweise brauchen Sie eine Genehmigung für Musik, Catering oder temporäre Bauten. Fragen Sie bei den Behörden vor Ort nach, was benötigt wird und beginnen Sie früh genug mit der Beantragung.

Auch die rechtlichen Aspekte müssen geklärt sein. Haben Sie Standardvereinbarungen mit Ihren Lieferanten? Was sagen die allgemeinen Geschäftsbedingungen? Wer ist für die Versicherung von gemieteten Materialien verantwortlich – Sie oder der Lieferant? Und was ist, wenn ein Partner seinen Teil der Abmachung nicht einhält? Halten Sie alles schriftlich fest und lassen Sie für den Fall der Fälle auch einen Rechtsexperten über Ihre Verträge schauen. Vielleicht erscheint Ihnen das ein wenig übertrieben, doch im Notfall kann Ihnen das jede Menge Zeit und Stress ersparen.

3. Setzen Sie auf die richtigen Lieferanten (und haben Sie einen Plan B parat)

Eine Veranstaltung ist nur so gut wie die Leute im Hintergrund. Daher ist es so wichtig, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, auf die Sie sich verlassen können und die liefern, was sie versprechen. Fragen Sie nach Referenzen, schauen Sie sich Bewertungen an und stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht zu sehr auf eine Partei verlassen.

Haben Sie auch immer einen Back-up-Plan parat. Was ist, wenn der Caterer plötzlich aufgrund eines Feuers oder Problemen in der Lieferkette nicht liefern kann? Oder wenn das technische Equipment versagt? Mit einem soliden Back-up-Plan haben Sie stets die Oberhand – selbst dann, wenn die Dinge einen anderen Lauf nehmen.

4. Decken Sie Ihre Risiken mit der passenden Versicherung ab

Selbst wenn Sie einen Sicherheitsplan ausgearbeitet haben, können Dinge schiefgehen. Beispielsweise Sturmschäden, Unfälle, an denen Gäste beteiligt sind oder plötzliche Absagen. An der Stelle kommt die Veranstaltungsversicherung ins Spiel. Mit einer Veranstaltungsversicherung schützen Sie sich vor diesen Risiken und müssen keine hohen Kosten fürchten, die Sie sonst zu tragen hätten.

Die genauen Versicherungsleistungen hängen von Ihrer Veranstaltung und den Absprachen ab, die Sie mit Ihren Lieferanten und Partnern getroffen haben. Sie wissen nicht so ganz, was Sie brauchen? Gemeinsam mit Ihnen finden wir heraus, was Sie brauchen und sorgen dafür, dass alles richtig versichert ist.

5. Halten Sie Ihr Team und die Gäste auf dem Laufenden

Selbst der beste Plan geht nur dann auf, wenn alle auf dem gleichen Stand sind. Sorgen Sie also dafür, dass Ihr Team über alles Bescheid weiß. Nutzen Sie Briefings, Chat-Gruppen oder Projekttools, damit alle Bescheid wissen. Und denken Sie auf jeden Fall auch an Ihre Gäste – eine klare Kommunikation mit Besucherinnen und Besuchern ist mindestens genauso wichtig. Teilen Sie praktische Infos wie Wegbeschreibungen, Hausregeln und Updates im Falle von schlechtem Wetter. Eine klare Kommunikation vermeidet Missverständnisse und sorgt dafür, dass die Erfahrung für alle Beteiligten runder wird.

Alles im Griff

Für ein reibungsloses Event braucht man mehr als einfach nur Glück – es ist das Ergebnis solider Planungen, kluger Entscheidungen und klarer Absprachen. Sie wollen sichergehen, dass alles richtig geregelt ist – von Genehmigungen bis hin zu Versicherungen? No Risk hilft Ihnen, über diese Risiken Herr zu werden, sodass Sie sich voll und ganz auf die Planung für ein unvergessliches Event konzentrieren können.