Böse Kosten-Überraschung bei Konferenzen: So schützt Sie eine Veranstaltungsversicherung

Konferenzen und Kongresse brauchen Monate Vorlaufzeit: vom Buchen der Speaker bis hin zur Organisation des passenden Veranstaltungsortes und technischen Setups. Doch selbst mit der besten Planung können Dinge schiefgehen. Beispielsweise Absagen in letzter Minute, beschädigtes Miet-Equipment oder ein technischer Defekt, der Ihr Programm auf Eis legt. Solche Dinge können sehr ins Geld gehen und eine Menge Stress verursachen. Doch Sie können sich vorbereiten.

Was kann schiefgehen? Das sind die typischen Risiken

Die unberechenbarsten Kosten entstehen durch Faktoren, die Sie selbst gar nicht beeinflussen können: ein Speaker, der krank wird, Equipment, das beim Einrichten beschädigt wird oder ein Unfall. Die finanziellen Auswirkungen können substanziell sein. Bereits die Absage eines einzigen Tages kann Tausende durch verlorene Arbeitsstunden, Catering und nicht erstattungsfähige Standortkosten verursachen. Haftungsansprüche können schnell teuer werden. Beispielsweise, wenn ein Gast über ein Kabel stolpert.

Die Rolle der Veranstaltungsversicherung

Eine Veranstaltungsversicherung ist Ihr finanzieller Schutzschild bei solchen Risiken. Wir bieten Ihnen eine flexible Police, die auf Ihr Event maßgeschneidert werden kann. Für Konferenzen können verschiedene Deckungen je nach Ihrem Programm, Ihrem Veranstaltungsort und Ihren Verträgen wichtig sein. Ein Beispiel:

• Veranstaltungs-Ausfallversicherung: Sie bekommen die Kosten für Ihr Event erstattet, wenn dieses aufgrund höherer Gewalt abgesagt wird.
• Equipment-Versicherung: Sie bekommen Kosten durch Schäden an gemietetem Material erstattet. Auch Schäden, die auf dem Weg vom oder zum Veranstaltungsort entstehen.
• Haftpflichtversicherung: Schützt Sie vor Ansprüchen von Gästen oder Lieferanten im Falle einer Verletzung oder eines Schadens.
• Unfallversicherung: Deckt medizinische Kosten bei Unfällen während der Veranstaltung.

Eine Veranstaltungsversicherung ist im Vergleich zu Ihrem Gesamtbudget und zu den potenziellen Schäden in der Regel relativ günstig.

Achten Sie auf die Haftung

Haftungsfragen sind eines der größten Risiken bei Unternehmensveranstaltungen. Ein kleines Versehen wie ein loses Kabel oder rutschiger Boden kann Wellen schlagen und Ansprüche von Teilnehmenden oder Lieferanten zur Folge haben. Und was viele Veranstalter nicht vor Augen haben: Die meisten Betriebshaftpflichtversicherungen decken diese Art von Schäden bei Veranstaltungen nicht ab. Doch glücklicherweise können Sie sich dagegen mit einer Veranstaltungsversicherung für Events versichern. So muss ein einziger Vorfall kein finanzielles Loch in Ihre Kasse reißen.

Auch ist es sinnvoll, mit Ihren Lieferanten klare Absprachen im Voraus zu treffen, um zu klären, wer für was genau im Schadensfall verantwortlich ist und wer welche Versicherung abschließen muss. So vermeiden Sie Missverständnisse und Versicherungslücken.

Achten Sie auf versteckte Kosten

Eine gute Budgetplanung sollte mehr als nur Catering und das technische Setup berücksichtigen. Achten Sie auch auf Kosten für Genehmigungen, Versicherungen, Erste Hilfe und Backup-Lösungen. So können Sie einen soliden Risikoplan auf die Beine stellen: Was ist, wenn etwas kaputt geht, jemand zu spät kommt oder eine Absage folgt? So haben Sie einen guten Überblick über Ihre Schwachstellen – und sehen sofort, warum sich eine Versicherung lohnt.

No Risk greift Ihnen unter die Arme

Die Versicherung einer Konferenz oder eines Kongresses geht deutlich leichter als gedacht. Bei No Risk können Sie Ihre Police ganz einfach online nach Ihren Vorstellungen zusammenstellen. Dabei wählen Sie genau den Versicherungsschutz, den Sie für Ihr Event brauchen. Sie brauchen Beratung oder haben noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Sie sind neugierig geworden, wie wir die Risiken bei Konferenzen für Sie in den Griff bekommen? Dann kontaktieren Sie uns gerne.