Die Präventions-Checkliste von No Risk: So mindern Sie Risiken und verhindern Schäden auf Ihrer Veranstaltung

No Risk hilft Veranstaltern in ganz Europa schon seit Jahren mit der passenden Veranstaltungsversicherung – von kleinen Dorffesten bis hin zu großen Festivals. Wir haben in vielen Gesprächen in der Branche gelernt, was alles so schiefgehen kann. Deshalb wissen wir auch, an welchen Stellschrauben Sie drehen müssen, damit Ihnen nicht dasselbe passiert.

Genau aus diesem Grund haben wir diese praktische Präventions-Checkliste erstellt: eine Liste mit konkreten Checkpunkten, die Ihnen Schäden, Unfälle und unnötigen Stress ersparen können.

Klar, eine gute Veranstaltungsversicherung schützt Sie vor den Risiken, doch je besser Sie vorbereitet sind, desto weniger wahrscheinlich müssen Sie darauf zurückgreifen.

📦 Lieferanten und Ausrüstung

• Sind die Lieferzeiten, Zuständigkeiten und der Plan für Auf- und Abbau vereinbart?
• Haben Sie den Zustand von gemietetem Equipment vorher geprüft?
• Gibt es klare und verbindliche Absprachen zu Schäden, Absagen und anderen Risiken?
• Wer ist für die Versicherung des gemieteten Materials zuständig – Sie oder der Lieferant? (In der Regel ist es der Veranstalter.) Wenn Sie dafür verantwortlich sind, brauchen Sie eine passende Veranstaltungsversicherungs-Police dafür.

💡 Tipp: Lesen Sie die Geschäftsbedingungen Ihres Anbieters immer und lassen Sie sich die Vereinbarungen schriftlich geben.

📍 Aufbau und Veranstaltungsort

• Sind Laufwege und (Not-)Ausgänge klar und sichtbar gekennzeichnet?
• Sind Stromquellen und Generatoren sicher installiert und geschützt?
• Reicht die Beleuchtung auch spät am Abend und dann, wenn das Wetter schlecht ist?
• Sind große Strukturen (Zelte, Bühnen, Zäune) entsprechend gesichert?
• Sind gesperrte Bereiche (z. B. Technikbereiche oder der Backstage-Bereich) klar abgesperrt?
• Ist der Boden auch dann sicher, wenn es nass ist oder es Frost gibt (beispielsweise mit entsprechenden rutschfesten Matten)?

💡 Tipp: Prüfen Sie den Veranstaltungsort mindestens am Vortag auf Hindernisse, rutschige Oberflächen und Sicherheitsprobleme. So können Sie noch früh genug eingreifen.

🔌 Strom und Equipment

• Gibt es einen Notfallplan bei einem Stromausfall oder einer Technikstörung?
• Sind Kabel, Stecker und Geräte sicher abgedeckt und vor der Witterung geschützt?
• Hat jemand ein Auge drauf, wenn Geräte genutzt werden (beispielsweise Licht, Sound und Catering)?
• Sind Generatoren und Verteilerkästen sicher aufgestellt und umschlossen?

💡 Tipp: Stimmen Sie sich im Voraus mit Technikerin und Lieferanten ab, um zu klären, wer für was zuständig ist.

🔥 Brandschutz

• Sind Feuerlöscher vorhanden, zugänglich und einsatzbereit?
• Erfüllen Zelte und Dekoration die Brandschutzvorschriften (sind die Materialien beispielsweise feuerhemmend)?
• Ist Rauchen verboten, wenn es sonst Gefahren birgt?
• Stehen Feuerstellen, Gasinstallation und Heizstrahler sicher?
• Sind Gasflaschen sicher gelagert (aufrecht, draußen und gut belüftet)?

💡 Tipp: Stellen Sie sicher, dass auch Standbetreiber, Caterer und andere Verkäufer diese Sicherheitsregeln für Strom, Gas und offene Flammen kennen.

💧 Wetterbedingungen 

• Sind Zelte und Strukturen sturmsicher und ordentlich verankert?
• Gibt es einen Schlechtwetterplan bei Stürmen, Hitze oder Unwetter mit Blitzen? (Beispielsweise zusätzlicher Schade, Abdeckungen, Streugut.)
• Sind rutschfeste Matten oder Holzspäne verfügbar, falls es regnen sollte?

💡 Tipp: Sie können Ihre Veranstaltungsversicherung um eine Wetterausfalldeckung erweitern.

👥 Besucher- und Crowd Control

• Sind Eingänge, Ausgänge und Laufwege breit genug und sinnvoll angelegt?
• Sind Toiletten, Erste-Hilfe-Punkte und Notausgänge deutlich gekennzeichnet?
• Ist genug Aufsicht vorhanden (beispielsweise Sicherheitskräfte oder Verkehrswacht)?
• Gibt es Steuerungsmaßnahmen für Spitzenzeiten (beispielsweise zusätzliche Sicherheitskräfte, Einbahn-Laufwege oder Kommunikation)?
• Gibt es schon Schätzungen zur maximalen Besucheranzahl?

💡 Tipp: Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied genau weiß, was zu tun ist, wenn es plötzlich doch unerwartet voll wird.

🚑 Erste-Hilfe und Unfälle

• Gibt es eine Erste-Hilfe-Station und ist diese einfach zu finden?
• Wurden die Notdienste informiert und sind sie schnell erreichbar?
• Weiß Ihr Team, was bei einem medizinischen Notfall zu tun ist?
• Ist der Veranstaltungsort für Rettungsfahrzeuge zugänglich?

💡 Tipp: Machen Sie eine Liste mit den Erste-Hilfe-Nummern und den zentralen Kontaktpersonen für Ihren Veranstaltungsplan und hängen Sie diese an mehreren Stellen am Veranstaltungsort aus.

🆘 Notfälle und Reaktion auf Vorfälle

• Gibt es einen Notfallplan oder ein Evakuierungsprotokoll?
• Weiß jeder in Ihrem Team Bescheid darüber, was bei Feuer, Panik, Unfällen oder einem Stromausfall zu tun ist?
• Haben Sie eine zentrale Kontaktperson oder einen Sicherheitskoordinator benannt?

💡 Tipp: Egal, wie gut Sie vorbereitet sind: Unfälle können immer passieren. Achten Sie also auf eine passende Versicherung.

✅ Finaler Check des Veranstaltungsortes

Machen Sie kurz vor Eröffnung einen finalen Probedurchgang mit einem Kollegen durch den Veranstaltungsort und stellen Sie sicher, dass diese Punkte stimmen:

• Sind die Notausgänge und Fluchtwege klar und sichtbar?
• Sind Kabel, Treppen und Hindernisse gesichert oder deutlich markiert?
• Ist der Veranstaltungsort begehbar (keine rutschigen Oberflächen, losen Bretter oder Löcher)?
• Reicht die Beleuchtung auch nach Sonnenuntergang?
• Ist die Erste-Hilfe-Station deutlich gekennzeichnet?

Was ist, wenn doch etwas schief geht?

Eine gute Vorbereitung ist das beste Risikomanagement. Damit Sie selbst im Fall der Fälle abgesichert sind, bietet No Risk eine passende Veranstaltungsversicherung. So sind Sie finanziell geschützt, wenn mal etwas nicht nach Plan läuft – von Stornierungen in letzter Minute bis hin zu Schäden, Schlechtwetter oder Unfällen.

So sind Sie nicht nur bestens vorbereitet, sondern auch solide versichert.