Eventmanagement-Plan für Outdoor-Veranstaltungen – wo fange ich da an?

Sie planen ein Outdoor-Event? Dann werden Sie schnell feststellen, dass man weitaus mehr tun muss, als nur Datum und Ort festzulegen. Ob Festival, Sportveranstaltung oder ein Markt – wenn man das Ganze draußen veranstaltet, muss man einiges beachten. Von Wetter und Genehmigungen bis hin zu Sicherheit und Logistik – da sollten Sie jeden noch so kleinen Aspekt im Griff haben.

Jetzt, da die Outdoor-Saison zu Ende ist, wird es Zeit, sich in die Planung für die Events im nächsten Jahr zu stürzen.

Ein Eventmanagementplan für Outdoor-Veranstaltungen ist der ideale Ausgangspunkt. Stellen Sie sich das als die Grundlage Ihres Events vor: ein praktischer Leitfaden, der hilft, die Kontrolle zu behalten, Risiken zu reduzieren und schnell zu reagieren, wenn mal etwas dazwischenkommt. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, worauf zu achten ist, wie Sie anfangen und welche zentralen Elemente Veranstalter oft übersehen.

Was macht Outdoor-Veranstaltungen so kniffelig?

Open-Air-Veranstaltungen sind in der Regel weniger gut planbar als Indoor-Veranstaltungen. Sie sind vom Wetter, der Umgebung und oft von Genehmigungen und der Zusammenarbeit mit Kommunen und Notdiensten abhängig.

Aus diesem Grund braucht es für die Planung von Outdoor-Events zusätzliche Vorbereitung und Flexibilität. Folgendes kann relevant sein:

• Wetterszenarien – Was tun Sie bei Windböen, Extremwetter oder Starkregen? Haben Sie Maßnahmen wie sturmsichere Zelte, schattige Bereiche oder eine Evakuierungsroute in petto?
• Standort und Zugänglichkeit – Ist der Standort sicher und für Gäste, Lieferanten sowie Notfalldienste zugänglich? Beispiele sind Verkehrsfluss, Parkmöglichkeiten und Pläne bei nassem oder instabilem Untergrund.
• Lärm und Vorschriften – Was sind die Grenzwerte für Lärmbelästigungen? Bis wann geht das Event? Brauchen Sie eine Genehmigung und welche Bedingungen gelten?
• Sicherheit und Aufbau – Outdoor-Strukturen sind anfälliger für Wind und Wetter. Stellen Sie sicher, dass alle Einrichtungen ordnungsgemäß installiert und gesichert sind und dass Ihr Team weiß, was zu tun ist, wenn sich plötzlich etwas ändert.

Für all diese Faktoren braucht es eine sorgfältige Planung – und das beginnt mit einem klaren und praktischen Managementplan.

Was sollte in einem Eventmanagementplan für Outdoor-Veranstaltungen enthalten sein?

Outdoor-Events brauchen einen klaren Plan, damit Sie stets alles im Griff haben – vor, während und nach der Veranstaltung. Kein riesiges Handbuch, sondern ein klares, praktisches Dokument, das alles zusammenfasst: Sicherheit, Planung, Genehmigungen, Kommunikation und weitere wichtige Punkte.

Ihr Plan sollte Folgendes enthalten:

• Ziel und Zielgruppe – Was wollen Sie erreichen und wen soll die Veranstaltung ansprechen?
• Veranstaltungsort und Genehmigungen – Wo findet die Veranstaltung statt? Was ist erlaubt und was nicht? Welche Regeln gelten?
• Risiken, Maßnahmen und Versicherungen – Was könnte schiefgehen, wie bereiten Sie sich darauf vor und vor welchen Risiken schützen Sie sich mit einer Versicherung? Beispiele: Hitzewellen, Wind, Regen, technische Ausfälle oder Haftungsansprüche.
• Rollen und Verantwortlichkeiten – Wer ist wann wofür zuständig? Dazu gehören Lieferanten und wichtige Ansprechpartner.
• Veranstaltungsplan – ein klarer Zeitplan für den Aufbau, das Event selbst und den Abbau.
• Kommunikationsplan – sowohl nach außen (für Ihre Besucherinnen und Besucher) als auch nach innen (für Ihr Team).

Mit so einem Plan bleiben Sie auch dann flexibel, wenn die Dinge einen anderen Lauf nehmen. Außerdem zeigen Sie allen Beteiligten, dass Ihre Veranstaltung professionell über die Bühne geht.

So fangen Sie mit der Erstellung Ihres Eventmanagementplans für Outdoor-Veranstaltungen an

Ein solider Plan fängt mit den Grundlagen an: Welches Event wollen Sie planen, für wen ist es gedacht, wo findet es statt und wann? Definieren Sie Ihre Ziele, Ihr Zielpublikum und Ihren bevorzugten Standort. Das sind die Leitplanken für alles Kommende – von Genehmigungen und Aufbau bis hin zu Lieferanten und Kommunikation.

Planen Sie als Nächstes die wichtigsten Bestandteile für Ihr konkretes Event. Wer ist für was verantwortlich? Wie sieht der grobe Zeitplan aus? Welche Partner und Lieferanten müssen einbezogen werden und vor allem wann?

Erstellen Sie den Plan schrittweise. Fangen Sie ganz grob an – halten Sie die wichtigsten Punkte und Zeitpläne fest und fügen Sie die Details nach und nach hinzu.

Machen Sie die Risikoplanung zu einem Teil des Prozesses

Die Risikoanalyse ist ein zentraler Bestandteil Ihres Eventmanagementplans. Was kann schiefgehen und wie können Sie das verhindern oder angemessen reagieren? Beispiele: Extremwetter, Equipment-Ausfall oder Probleme mit der Zugänglichkeit. Beurteilen Sie für jedes Risiko, wie wahrscheinlich es ist und wie groß die Auswirkungen sein könnten.

Diese Analyse ist die Grundlage für zentrale Elemente wie Ihren Sicherheitsplan und Notfallplan. So sind Sie gut vorbereitet, falls die Dinge einen anderen Lauf nehmen.

Denken Sie an Ihre Versicherung – gerade bei Outdoor-Events

Mit einem soliden Plan, klaren Vereinbarungen und einer soliden Vorbereitung können Sie viele Risiken reduzieren. Doch es kann immer etwas schiefgehen, gerade bei einem Outdoor-Event.

Genau deshalb kommt es auf eine Versicherung an. Eine Veranstaltungsversicherung schützt Sie vor häufigen Risiken wie Haftung, Schäden an Equipment, Unfällen oder Kosten durch Absage. Für Outdoor-Events bietet es sich auch an, einen Versicherungsschutz für Extremwetter zu wählen. So sind Sie geschützt, wenn Sie Ihre Veranstaltung wegen Extremwetter wie Stürmen, Starkregen oder Hitzewellen absagen müssen.

Das ist nicht nur eine solide Veranstaltungsplanung, sondern auch smarte finanzielle Planung.

Sie planen ein Outdoor-Event? Beginnen Sie gut vorbereitet

Für Outdoor-Veranstaltungen müssen Sie einiges im Voraus planen. Gerade, da Sie mit Wetter, Genehmigungen und temporären Strukturen wie Zelten arbeiten müssen. Mit einem soliden Plan haben Sie alles stets im Griff, vermeiden Überraschungen und können bei Bedarf schnell reagieren.

Wir bei No Risk helfen Ihnen gerne weiter. Vom Erfassen der Risiken bis hin zum Abschluss der passenden Versicherung (einschließlich Extremwetter) – wir sind für Sie da. Sie können Ihre Prämie online berechnen und Ihre Police innerhalb weniger Minuten abschließen.