Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Veranstaltungsplanung

Bei der Planung einer Veranstaltung muss man viele Dinge unter einen Hut bekommen. Von Genehmigungen und Lieferanten bis hin zu Sicherheit und Kommunikation – ein falscher Schritt und schon entstehen Verspätungen und Stress. Mit einer soliden Checkliste sitzen Sie stets am längeren Hebel und sorgen dafür, dass alles pünktlich erledigt wird. Hier erfahren Sie, wie Sie reibungslose und sichere Events Schritt für Schritt auf die Beine stellen.

A. Vorbereitung und Genehmigungen

• Definieren Sie das Ziel Ihrer Veranstaltung und Ihre Zielgruppe
• Bestätigen Sie das Datum und den Ort
• Beantragen Sie Genehmigungen oder benachrichtigen Sie die Kommune
• Legen Sie Ihr Budget fest
• Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu
• Berechnen Sie Ihre Versicherungsprämie frühzeitig

Eine wasserdichte Vorbereitung verhindert Stress in letzter Minute. Sind Ziel und Zielpublikum einmal klar, können Sie smarte Entscheidungen über Ihren Veranstaltungsort, Ihr Programm und Ihre Kommunikation treffen. Prüfen Sie auf jeden Fall vorher, ob Sie eine Genehmigung brauchen oder die Kommune benachrichtigen müssen – das hängt von der Kommune selbst und der Art der Veranstaltung ab. Und warten Sie nicht zu lange mit der Berechnung Ihrer Versicherungsprämie. So können Sie bereits im Voraus die Kosten einplanen.

B. Laufzettel und Planung

• Erstellen Sie Ihr Veranstaltungsprogramm und den Zeitplan (Setup, Live-Event, Abbau)
• Erstellen Sie einen detaillierten Eventplan mit Aufgaben und wichtigen Kontakten
• Arbeiten Sie auch einen Notfallplan aus (für Zwischenfälle oder Störungen)
• Stimmen Sie Logistik und Zeitplan mit den Lieferanten ab (technisches Team, Catering, Transport etc.)

Ein gut strukturierter Laufzettel ist das Fundament Ihres Events. Das vermeidet Unklarheiten und jeder bleibt auf dem Laufenden. Listen Sie nicht einfach auf, was auf dem Plan steht, sondern auch, wer für was verantwortlich ist und wie Änderungen kommuniziert werden. Ergänzen Sie Ihr Dokument um einen Notfallplan, damit alle wichtigen Infos an einer Stelle zu finden sind.

C. Sicherheit und Risikomanagement

• Kümmern Sie sich um Erste Hilfe und Sicherheit
• Identifizieren Sie Notausgänge und Sammelplätze
• Bereiten Sie sich auf Extremwetter vor und legen Sie Notfallvorräte an
• Bewerten Sie Risiken und entscheiden Sie, welchen Versicherungsschutz Sie benötigen

Sicherheit steht stets an erster Stelle. Arbeiten Sie mit Ihrem Veranstaltungsort zusammen, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wo die Notausgänge sind und wie Notdienste genau erreicht werden sollen. Bereiten Sie sich auf Unerwartetes wie Extremwetter oder technische Schwierigkeiten vor und haben Sie Optionen parat (beispielsweise Zelte, Beleuchtung oder Strom). Mit einem wasserdichten Notfallplan und der passenden Veranstaltungsversicherung sind Sie bestens für das Unerwartete gewappnet – so steht einer reibungslosen Veranstaltung nichts im Weg.

D. Lieferanten und Logistik

• Entscheiden Sie sich für zuverlässige Lieferanten und treffen Sie klare Absprachen
• Bestätigen Sie Verträge und Bedingungen
• Planen Sie Lieferung, Aufbau und Abbau ein
• Führen Sie eine aktuelle Lieferantenkontaktliste
• Entscheiden Sie, wer für die Versicherung von gemietetem Equipment zuständig ist

Der Erfolg Ihrer Veranstaltung hängt von den Leuten hinter den Kulissen ab. Wählen Sie zuverlässige Lieferanten und halten Sie alle Absprachen schriftlich fest. Stellen Sie sicher, dass die Zeitpläne aufeinander abgestimmt sind und pflegen Sie eine klare Übersicht mit den Kontaktdaten aller Lieferanten.

Besprechen Sie auch, wer für die Versicherung von gemietetem Equipment wie Zelte, Bühnen oder Soundtechnik verantwortlich ist. Oft fällt Ihnen dies als Veranstalter zu und wenn es da keine klaren Absprachen gibt, kann das hohe Kosten mit sich bringen.

E. Kommunikation und Gäste

• Richten Sie Kommunikationskanäle ein (Website, soziale Medien, Ticketing)
• Briefen Sie Mitarbeitende und Freiwillige
• Teilen Sie den Gästen klare Informationen mit (Route, Karte, Sicherheitshinweise)
• Planen Sie die Kommunikation nach dem Event (Dankes-E-Mail, Follow-up)
• Planen Sie eine interne Evaluierung nach der Veranstaltung ein

Klare Kommunikation verhindert Verwirrung. Stellen Sie sicher, dass die Gäste vor und während der Veranstaltung wissen, wo es lang geht und was sie erwartet. Briefen Sie alle Mitarbeitenden und Freiwilligen entsprechend, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Nehmen Sie sich danach die Zeit, um das Event mit Ihrem Team zu evaluieren – so machen Sie es beim nächsten Mal noch besser. Und denken Sie dran: Eine Dankesnachricht oder ein Recap stärkt die Verbindung zu den Teilnehmenden.

Stressfreie Events dank Struktur

Mit einer ausgearbeiteten Checkliste bekommen Sie Grund in Ihre Planung und das erspart Ihnen und dem Team Stress. Je besser die Vorbereitung, desto unwahrscheinlicher ist es, dass etwas schief geht.

Doch es bleiben Risiken, die sich nicht ausmerzen lassen – Extremwetter, Schäden oder Absagen in letzter Minute. No Risk hilft Organisatoren und Veranstaltungsplanern, die passende Versicherungsleistung zu bekommen, damit sie ihr Event stressfrei über die Bühne bringen.

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